Aktuellt

2014.05.23
Att kommunicera om sin kommunikation


Läs Tomas och Lena Lid Falkmans krönika i VF Näringsliv

Att jobba tillsammans i ett team utan att aldrig träffas, kan det verkligen fungera?

Tomas var under flera år gruppledare för ett globalt team med deltagare i Malaysia, USA och Sverige. Idén var att gruppen skulle arbeta enligt ”follow-the-sun”-konceptet eftersom det är cirka åtta-tio timmars skillnad mellan de tre platserna. I Sverige satt Tomas, Muhammed, Karin och George. I USA satt Daniel och Kimberly, och i Malaysia satt Sarah, Amir och Akmal.

Under de första två åren fanns det pengar i företaget. Då träffades grupperingen en gång om året i Sverige eller Los Angeles. Det var trevligt att få ansikten på de man pratade med på telefon varje vecka och fick mejl ifrån.

Efter ett par år gick bolaget in i ett stålbad och det blev kraftiga restriktioner på utgifter, bland annat resor. Tomas var orolig för att samarbetet skulle raseras när man inte längre kunde ses fysiskt. Grupperingen kunde inte längre träffas, men telefonkonferenserna fortsatte varje vecka. Tomas oro visade sig vara ogrundad. Trots att det tillkom nya medlemmar i gruppen som inte hade sett eller kände medlemmarna i de andra länderna, fungerade samarbetet. Det går att jobba tilsammans bra i ett team, trots att man aldrig träffats!

Forskarna Sirkka Jarvenpaa och Dorothy Leidner har studerat just globala virtuella team. De har kommit fram till att grupper som blivit framgångsrika utmärks av att de kommunicerar om sin kommunikation. Framgångsrika virtuella team har diskuterat igenom syftet med gruppen och hur de ska arbeta tillsammans. Hur ofta de ska ha kontakt och hur kontakten ska ske. Vidare har de skapat riktlinjer för hur man ska kommunicera i gruppen; hur man delar information med varandra; och vad och hur man ska dela med sig till andra.

Tomas erfarenheter bekräftas av forskningen. Regelbundenhet med ett fast veckomöte gjorde att gruppen fortsatte att växa samman och lärde känna varandra, även de nya medlemmarna. Även de veckor då det inte fanns något särskilt problem att lösa, så höll man ändå mötet. Då fanns det möjlighet att säga hej och höra hur läget var, i kanske bara tio minuter. Under denna tid genomgick bolaget stora förändringar, och dessa möten blev en viktig kommunikationskanal för grupperingen. Här stävjades oro, man kunde få en känsla för hur det var inom andra delar av företaget. Detta var ett virtuellt team som fungerade bra. Att kommunicera om hur man ska kommunicera i en grupp, det är en framgångsfaktor. Det kan nog vara det inte bara för virtuella team, utan för alla grupper.

Vill du förbättra ett samarbete? Kommunicera om hur ni ska kommunicera!

Lena Lid Falkman, Ekonomie Doktor, Handelshögskolan i Stockholm samt associerad konsult Effect Management &
Tomas Falkman, IT-säkerhetsspecialist och projektledare

Fotnot: Lena Lid Falkman har tillsammans med maken Tomas Falkman (som är den Tomas som nämns i krönikan) skrivit boken ”Virtuella möten”.